¿HAS ESCUCHADO HABLAR ACERCA DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA?

Por: Andrea Pomárico

El crecimiento del comercio electrónico, de la mano con el auge digital, han sido pilares para que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), impulsara tiempo atrás la facturación electrónica, y en esa misma línea, como complemento para fortalecer este sistema, en Colombia nos encontramos próximos a la implementación de la llamada nómina electrónica.

Nómina electrónica no es más que un documento digital equivalente a la tradicional nómina de empleados, que debe ser enviado mensualmente ante la DIAN, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a reportar y a través de un formato XML.

La transmisión de este documento se realiza para su validación por parte de la DIAN, de acuerdo con los requerimientos técnicos establecidos en la Resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

El soporte de pago de nómina contiene, entre otros aspectos, el salario devengado, el neto a pagar y deducciones. Además, la presentación en fomato XML permite que su estructura sea de fácil entendimiento, posibilitando la comunicación de la información entre aplicaciones, independientemente de la plataforma.

Esta obligación recae sobre todas las personas, naturales o jurídicas, sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA, que vinculen su personal a través de contrato de trabajo, lo cual aplicará indistintamente del número de empleados a su cargo.

Los obligados deben, en primera instancia, iniciar el proceso de habilitación en el servicio informático electrónico de nómina electrónica, contar con un software y con firma digital.

Se espera que las empresas obligadas a expedir facturación electrónica inicien su proceso de habilitación hasta el 31 de mayo de 2021, y quienes no cuenten con esta obligación, hasta el 31 de marzo de 2022.

Lo anterior, con independencia de los plazos estipulados por la DIAN para la generación y transmisión del documento. En el caso de las primeras, el proceso inicia desde el 1 de julio hasta el 1 de diciembre de 2021 (según el número de empleados), y en el caso de las segundas, hasta el 31 de mayo de 2022.

Paralelo a la habilitación, los obligados deberán adaptar sus sistemas de información para comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica, por tanto deben procurar implementar un software que les permita la generación de este documento, cumpliendo con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN. Al igual que la factura electrónica, podrán utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Colombia da un paso más en su proceso de digitalización de la economía, y esta vez trae consigo beneficios en áreas de gran importancia para el derecho y su entorno social.

Por un lado, este documento será estratégico en la administración tributaria.

La estandarización de las nóminas ayudará a tener un acceso a la información más eficiente e inmediato y a la incorporación de la nómina electrónica en el sistema de facturación, también se suma la reglamentación legislativa y técnica de la factura electrónica como título valor.

En materia laboral, la implementación de este sistema obliga a los empleadores a pagar correctamente la seguridad social de sus empleados, toda vez que la DIAN se encargará de validar la información contenida en los soportes de pago.

Lo antedicho representa gran relevancia, atendiendo a los múltiples conflictos que se presentan con la evasión de los pagos de la seguridad social, y por tanto se generarán, en mayor medida, garantías en este ámbito, seguridad jurídica a los empleados respecto a sus pagos y el empleador podrá realizar con mayor facilidad las adaptaciones a la nómina conforme a la ley.

En esa misma línea, existirá una especie de control y motivación hacia los empleadores de cumplir con sus obligaciones respecto de sus empleados.

Ejemplo de esto es que, el obligado sólo podrá deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico, y por tanto su no atención trae como consecuencia el desconocimiento de esos costos y deducciones.

Finalmente, y no menos importante, el almacenamiento de estos documentos a través de una nube, resulta ser un gran apoyo al medio ambiente. Por tratarse de un documento digital, se evita disponer de un espacio físico para su almacenamiento, evitando el uso de papel.