Mecanismos virtuales en materia societaria: cambios y efectos durante la época de emergencia.

POR ANDREA RAMÍREZ

Más de dos meses han transcurrido desde que el gobierno nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio colombiano con ocasión de la aparición del ya conocido COVID-19. Las disposiciones adoptadas en virtud del referido decreto y, en general, la situación que le dio origen, han sido ampliados hasta la fecha representando grandes impactos en el comercio, la economía, el sector empresarial, laboral y la sociedad en general.

Uno de los ámbitos que se ha visto afectado por la situación actual es el de las sociedades comerciales las cuales han mantenido su funcionamiento y, por tanto, no pueden ignorar sus responsabilidades ante las diferentes autoridades de control.

Por tal motivo, es importante visualizar dos aspectos de especial relevancia que, si bien no fueron creados con ocasión de la reciente crisis, han demostrado su importancia en la coyuntura actual. Los mencionados mecanismos consisten, por una parte, en la posibilidad de virtualizar las reuniones sociales (entendidas como las reuniones de junta de socios, asamblea general de accionistas o juntas directivas); y, por otra, en el acceso a la información societaria a través de mecanismos electrónicos.

Frente al primer aspecto, esto es, la virtualización de las reuniones sociales, se destaca como referente primordial que la Ley 222 de 1995 con sus respectivas modificaciones, ya determinaba que las reuniones sociales podían adelantarse válidamente por mecanismos no presenciales siempre que contaran con la totalidad de los miembros del órgano que se reuniera.

Sin embargo, con ocasión a la situación actual, el gobierno nacional expidió el Decreto 398 de 2020 mediante el cual determinó, en su artículo primero, que las reuniones sociales por medios diferentes a los presenciales se tornarían válidas siempre que se configurara el quórum mínimo deliberatorio.

Ahora bien, respecto al derecho de inspección de documentos del que son titulares, con diferentes alcances, los socios y accionistas de los diferentes tipos societarios, se profirió el 17 de marzo de 2020 la Circular Externa No. 100–000002.

En el referido instrumento la Superintendencia de Sociedades recomendó que, con el fin de evitar las aglomeraciones y el desplazamiento físico de los interesados, se dispusieran mecanismos virtuales para facilitar el derecho de inspección sobre la información objeto de este. Sin embargo, señaló que esta recomendación debía observarse teniendo en cuenta los estándares de seguridad necesarios, por tratarse de información sensible y reservada.

Con respecto a las medidas adoptadas por el gobierno nacional y las recomendaciones y alcances fijados por la Superintendencia de Sociedades, vale la pena plantear una serie de reflexiones importantes.

En primer lugar, para muchos sectores, el Decreto 398 de 2020 se extralimitó en sus alcances por cuanto expresó un verdadero cambio legislativo en virtud del cual se modifican las determinaciones sobre quórum determinadas en la Ley 222 de 1995. Sin embargo, para efectos prácticos, resulta primordial que los funcionarios encargados del secretariado y la representación legal tengan presente la normativa actual para efectos del desarrollo de la reunión; esto es:

1. la reunión se deberá constituir con el número estatutario o legal previsto para deliberar válidamente, por lo que ya no es factible exigir la presencia del cien por ciento de socios o accionistas;
2. es obligatorio que el representante legal verifiqué la identidad de quienes participan en la reunión virtual, con el fin de avalar que, efectivamente, se trata de la persona con el derecho de voto y/o voz; y,

• es obligatorio que el representante legal constantemente certifique que el quórum obligatorio (el necesario para deliberar) efectivamente se configura.

En segundo lugar, respecto a la disposición de mecanismos del derecho de inspección, se concluye que las sociedades enfrentan una encrucijada importante por cuanto, si bien es recomendable proveer los mecanismos necesarios para el acceso virtual a la información, son pocos los mecanismos que aseguran que, efectivamente, esta información se proteja a través de los mecanismos de ciberseguridad necesarios.

Por tal motivo, los representantes legales y demás órganos directivos deben tener en cuenta las implicaciones en materia de responsabilidad de los administradores en un eventual caso de filtración de información confidencial, pero, a su vez, deben propender por evitar cercenar los derechos de inspección de los socios, cuidándose de dejar a la sociedad incursa en un eventual caso de abuso del derecho.

Así, en caso de no tenerlo, se considera que las sociedades, especialmente las M-PYMES, adopten medidas administrativas y de buen gobierno corporativo que permitan adoptar todas las medidas de ciberseguridad tendientes a la protección de la información sensible compartida en esta crisis y propendan por mecanismos de acuerdo que faciliten y otorguen a los administradores un escenario seguro para actuar.