¡OJO ADMINISTRADORES! A CUMPLIR CON LA ASAMBLEA ORDINARIA DE ACCIONISTAS

POR GUILLERMO ESCOLAR FLÓREZ

Desde el surgimiento de las sociedades por acciones simplificadas (SAS) el país ha sido testigo de la proliferación de la constitución de empresas. Tan solo en el 2021, según un informe realizado por Confecámaras con base en la información obtenida del Registro Único Empresarial y Social (Rues), entre enero y diciembre fueron creadas 78.880 sociedades. Esta cifra evidencia un crecimiento del 14,6% respecto del 2020, año en el cual fueron creadas 68.853 sociedades.

La conformación de sociedades, en especial las SAS, a las cuales se circunscribe este artículo, es una muy buena opción a la hora de emprender y generar negocios. En efecto, las sociedades son vehículos estupendos para formalizar las iniciativas empresariales y, además, permiten acceder a beneficios como la regulación de las relaciones entre socios, la responsabilidad limitada de los accionistas, e incluso la posibilidad de realizar una planeación tributaria más eficiente y adecuada, solo por mencionar algunos ejemplos.

  Sin embargo, las sociedades también traen consigo unas obligaciones a cargo de los administradores, tales como la matrícula en el registro mercantil, tener al día los libros de accionistas y de actas de asamblea (también de junta directiva si la hay) y llevar la contabilidad de sus negocios. Lamentablemente, aún en negocios prósperos, en muchos casos estas obligaciones no se cumplen a cabalidad. Pululan las sociedades en las que los órganos sociales nunca se reúnen y los libros de actas sencillamente no existen.

En ese sentido, es importante recordar que marzo es un mes de gran relevancia para las sociedades, pues en este período se vence el plazo para atender dos obligaciones vitales: la renovación de la matrícula mercantil y la celebración de la asamblea ordinaria de accionistas. Con miras a evitar la desidia empresarial de algunos administradores, es oportuno realizar varios comentarios puntuales en torno a las mencionadas obligaciones y las consecuencias que puede producir su incumplimiento. 

En lo que toca a la renovación del registro mercantil, hay que empezar por decir que el plazo para cumplir con dicho trámite vence el 31 de marzo de 2022. Matricularse en el registro mercantil y realizar su renovación anualmente es una de las obligaciones de todo comerciante. La pretermisión de este requisito puede significar la imposición de multas hasta el equivalente de 17 salarios mínimos. Así mismo, en caso de incumplimiento de esta obligación durante 5 años, las consecuencias son aún peores, toda vez que la sociedad quedará disuelta y en estado de liquidación.

Por su parte, la celebración de la asamblea ordinaria de accionistas conlleva pasos que todo administrador debe tener en cuenta. En mi opinión, son tres los aspectos principales sobre los cuales los administradores deben prestar especial atención en torno a la celebración de esta reunión: la convocatoria, el informe de gestión y el ejercicio del derecho de inspección.

La convocatoria se debe adelantar conforme a lo previsto en los estatutos, pero, por regla general, corresponde convocar al representante legal. Normalmente la convocatoria se debe realizar con una antelación de 15 días hábiles, aunque, tratándose de SAS, ese término puede ser de 5 días hábiles. Respecto de los medios para convocar, es común que los estatutos prevean opciones como el correo, fax, e-mail, etc. La convocatoria debe contener toda la información relativa a la sociedad; la ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión; y el orden del día que se desarrollará. Las fallas que se presenten en la convocatoria pueden dar lugar a la ineficacia de las decisiones que se tomen en la reunión.

La convocatoria debe ir acompañada de otra de las obligaciones a que hicimos referencia anteriormente: el informe de gestión. Todo administrador tiene la obligación de rendir cuentas de su gestión al final de cada ejercicio, poniéndolo a consideración de la asamblea para su aprobación o improbación. El informe, en términos generales, debe contener una exposición sobre la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. La no rendición del informe, en tanto que obligación a cargo del administrador, eventualmente puede conducir a la terminación unilateral del contrato de trabajo.

Finalmente, en la convocatoria a la asamblea ordinaria de accionistas, en razón a que en ella se deben aprobar los estados financieros del año anterior, es necesario expresar a los socios que tienen a su disposición los documentos para ejercer el derecho de inspección. Este derecho puede ser ejercido sobre las actas de asamblea y junta directiva, el libro de accionistas, los libros de contabilidad, la correspondencia relacionada con los negocios, y, por supuesto, los estados financieros. En el evento de que los administradores impidan el derecho de inspección, pueden incurrir en causal de remoción de sus cargos.

Una de las tareas principales de los administradores es conocer los deberes y obligaciones a su cargo, y, sobretodo, la manera como se puede ver comprometida su responsabilidad en caso de omitir alguno de aquellos. Por tanto, es recomendable que le den una mirada a la Ley 222 de 1995. Por lo pronto, para que se luzcan en este mes, es conveniente que procedan de manera adecuada con la convocatoria a la asamblea ordinaria de accionistas, acompañándola del informe de gestión y permitiendo a los socios el ejercicio del derecho de inspección.